Comment organiser un projet évènementiel

projet evenementiel

Lorsqu’on mène une activité professionnelle, on ne passe jamais à coté des projets évènementiels. Il se peut alors qu’à notre tour, on devient l’organisateur en personne et pour se montrer flexible et efficace, il faut tout mettre en place. Pour s’y prendre, voici les bonnes astuces.

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Chercher un lieu d’exception

De plus en plus d’organisateurs trouvent goût à la location lieux événementiels. Ce qui n’est pas toujours évident car le choix est bien assez large. Lorsqu’on souhaite bénéficier d’une location intéressante, il faut dans la plupart du temps rassembler une somme importante. Pourtant, avec un peu de recherche et en jouant sur son réseau, on parvient toujours à trouver l’endroit idéal pour son projet évènementiel. A noter que ce projet peut être un séminaire, une fête à l’honneur d’un lancement de produit, un tournage, une séance photographique, etc. Dans ce cas, le choix ne peut que dépendre de l’évènement en question, de ses exigences et des besoins de chacun. Le lieu doit également répondre à toutes les attentes en termes de commodité et d’équipement. Dans ce cas, il faut choisir un endroit qui dispose d’un espace intérieur spacieux et d’un espace extérieur meublé de canapé de jardin par exemple. A vous de voir.

Solliciter des services adaptés

Organiser tout seul un projet évènementiel n’est pas chose aisée et refuser les services professionnels serait une véritable erreur. Cela dit, il faut quand même être entouré des experts aguerris et qui sauront improviser en cas d’imprévus. Mais pour simplifier, il faut inclure ces services dans la location lieux événementiels. On bénéficie alors d’un grand avantage économique mais on profite également des services rapides et efficaces. A noter qu’il s’agit particulièrement d’un service traiteur, d’organisateur et même de décorateur. Tout dépend donc de ses besoins, du temps voire du délai de l’organisation et des besoins au cours de l’évènement. Quoi qu’il en soit, la préparation de repas ne doit pas avoir de défaillance car l’image de l’organisateur est belle et bien en jeu.

Bien aménager l’endroit

Même si l’endroit qu’on a loué se prête à l’exigence de l’évènement, il faut quand même l’aménager à notre manière pour qu’il soit plus original. Il est donc possible de le personnaliser en le décorant ou en l’aménageant autrement en fonction de l’exposition du Soleil s’il s’agit de l’espace extérieur, en fonction également du cadre et de la configuration de l’espace. Aussi, le choix d’une location lieux événementiels est tout autant minutieux.

Organiser la réception d’un évènement d’entreprise

evenement d'entreprise

Réussir un évènement professionnel n’est pas du tout du gâteau. En effet, l’image de marque de l’entreprise est en jeu. Or, c’est une occasion en or qu’il faudrait exploiter pour se faire connaitre du grand public, pour augmenter la notoriété et pour surprendre les convives. Mais pour y parvenir, voici quelques conseils utiles !

evenement d'entreprise

Définir le but de l’évènement

Certes, un évènement coûtera cher pour l’entreprise. De la sorte, pour éviter toutes dépenses inutiles, posez vous d’abord les bonnes questions : qui sont les cibles, quels sont les objectifs à atteindre, pourquoi organiser cet évènement… ? Après avoir répondu à ces questions, vous pourrez facilement lister le nombre des invités et reconnaitre si la réception pourrait apporter une plus value pour la firme ou non.

Choisir la salle de réception

En effet, la seconde chose à faire est de trouver une salle qui pourrait accueillir tous vos invités : ni trop grande ni trop petite. Tout d’abord, le choix dépend du thème et du message que la société souhaite véhiculer. L’idéal serait d’opter pour un lieu qui sort de l’environnement habituel.

Sélectionner la date !

Pour organiser un évènement d’entreprise, il faudrait choisir une date pendant les jours ouvrables (entre lundi et vendredi). D’ailleurs, nous vous conseillons vivement de bannir les périodes festives, les weekends et les périodes de vacances. De même, n’oubliez pas de sélectionner un horaire approprié. En tout cas, prévoyez une durée de 1h30 en moyenne pour chaque réception.

Attention ! La plupart des agendas des professionnels sont surchargés. Donc, expédiez les invitations des mois en avance. Et envoyez ensuite des rappels une semaine avant le jour J.

Déterminer le menu !

De nos jours, vous avez le choix entre une réception assise ou debout :

  • Un cocktail
  • Ou un buffet

Pour parfaire la réception, parlez de vos envies avec le prestataire culinaire : la présentation des plats, les ingrédients… Ensuite, définissez l’ambiance désirée : solennelle, classique…. En tout cas, vous aurez besoin d’un traiteur Paris qualifié pour concocter un repas stylé et original qui pourrait épater vos invités.

Choisir un traiteur à Paris de qualité !

Avec les offres qui inondent le marché, il est vraiment difficile de trouver la perle rare. Néanmoins, pour connaitre à peu près la capacité d’un traiteur Paris, vérifiez ses anciennes prestations. Sinon, demandez également à vos collaborateurs ou à vos proches de vous en recommander. Ainsi, vous pourrez avoir l’esprit tranquille.

Communiquer rapidement grâce à internet !

Pour inciter les cibles à participer à l’évènement, utilisez tous les canaux disponibles. De la sorte, n’hésitez pas à exploiter les réseaux sociaux et à envoyer des newsletters pour toucher le maximum de publics. D’ailleurs, vous pourrez employer les médiaux sociaux avant, pendant et après l’évènement en cas de besoin.